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Despacho jurídico y KPIs

Despacho jurídico e indicadores clave de rendimiento (KPIs)

Es fácil para un despacho jurídico, para los abogados ocupados como tú quedarse atrapados en la atención diaria de las cuestiones diarias de ls clientes, sus asuntos y no encontrar tiempo para dedicar a nuestro propio negocio, nuestra empresa: nuestro despacho jurídico.

Si bien atender las cuestiones del día a día es una labor prioritaria, ¿dirías que estás llegando a todo lo que hace falta a nivel difusión de tus servicios legales? ¿Estás alcanzando activamente tus objetivos y avanzando con tu despacho jurídico, tu empresa legal? Si no puedes decirme completamente «sí», es hora de iniciar un cambio hacia una cartera de clientes más grande.

Si bien atender las cuestiones del día a día es una labor prioritaria, ¿dirías que estás llegando a todo lo que hace falta a nivel difusión de tus servicios legales? Clic para tuitear

Para tener éxito y hacer crecer tu bufete debes ser capaz de:

  • Identificar áreas de mejora y hallar soluciones a esas preocupaciones
  • Ver lo que impide alcanzar los objetivos y eliminarlo
  • Tomar nota de lo que funciona y ampliar esa práctica.

Dicho así, hasta parece fácil ¿verdad? Pero ¿Cómo sabemos lo que está funcionando y lo que no a nivel de estrategia de negocio? La mejor manera es mediante el seguimiento y la medición de los datos de tu firma de abogados y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Tranquilo/a que ahora mismo te cuento de qué va esto.

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPI)? ¿Cómo aplican a un despacho jurídico?

Los indicadores clave de rendimiento son métricas que se utilizan para medir objetivos específicos dentro de todas las áreas de un bufete de abogados, como finanzas, marketing, desarrollo de negocio y muchas más. La medición y el seguimiento de estas KPI te permitirán:

  • Controlar la salud de tu despacho jurídico. Los KPI permiten ver lo bien o mal que se desempeña cada bufete de abogados. Por ejemplo, los KPI facilitan el seguimiento de las finanzas y cuánto crece la empresa cada mes. Permiten ver problemas y aciertos rápidamente para que puedas tomar medidas creando nuevos objetivos o redirigiendo los esfuerzos del despacho.
  • Simplifica la toma de decisiones. La información anterior, permite tomar decisiones basadas en datos y racionales. No tienes que adivinar si una decisión es la correcta. Debes medir todas las variables para tomar la mejor decisión para el futuro de tu empresa.
  • Sigue tus logros. Al realizar un seguimiento de tus KPIs, haces un seguimiento de tus logros. El análisis de datos de la firma de abogados hace que sea sencillo incentivar el trabajo del equipo humano. Después de todo, cuando cumples con los números, todos se benefician.

Sabemos que enumerar todos los beneficios no oculta el factor de intimidación de los datos. Fuiste a la facultad de derecho, no a la escuela de negocios. Sin embargo, rastrear y medir los datos del bufete de abogados no es tan difícil como parece. Déjame mostrarte cómo comenzar.

Los indicadores clave de rendimiento son métricas que se utilizan para medir objetivos específicos dentro de todas las áreas de un bufete de abogados Clic para tuitear

Usa los KPI para crecer tu bufete de abogados basado en datos

Antes de profundizar más, vas a considerar tus objetivos comerciales. Estos objetivos son la base para usar los KPI para hacer crecer la empresa. Algunos ejemplos de objetivos de firmas de abogados pueden ser:

  • Aumentar plantilla
  • Aumentar ingresos
  • Reducir gastos
  • Mejorar la satisfacción del cliente
  • Crear y lanzar un nuevo servicio legal o especialidad
  • Mejorar tu salud financiera

Recuerda, tus objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Una vez que tengas objetivos claros y específicos, asigna KPIs para medir su éxito. Afortunadamente, hay un número para todo lo que importa en la empresa.

En tu despacho tus objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados Clic para tuitear

Tipos de KPI

Los KPI pueden cubrir todos los aspectos de tu negocio: finanzas, satisfacción del cliente, marketing, desarrollo comercial… Con tal que encuentres el indicador clave, cualquier cosa se podrá optimizar.

Finanzas del despacho.

¿Quieres aumentar ingresos o mejorar la salud financiera del bufete de abogados?¿Quién no? Debes realizar un seguimiento de algunos KPI financieros, que pueden ser (entre otros):

  • Ingresos
  • Ticket medio de la factura
  • Facturas por cobrar
  • Gastos presupuestarios

Independientemente de tus objetivos, recomendamos realizar un seguimiento de algunos datos financieros básicos para vigilar la salud de la empresa. Reduce tus KPI financieros a los elementales para comprender tu negocio. Así avanzas más rápido.

Satisfacción del cliente

Tus clientes son tus activos más valiosos. En mi caso, que me dedico al marketing jurídico, también. En cualquier empresa. El éxito firme requiere que observes ciertas métricas que involucran a tus clientes.

Los KPI de satisfacción del cliente se vinculan con varios objetivos clave de crecimiento de la firma de abogados, como aumentar las referencias, aumentar los ingresos (los clientes satisfechos son clientes leales) y mejorar la experiencia general del cliente . Algunos ejemplos de KPI aquí son:

  • Valoración media del cliente
  • Tasa de retención de clientes
  • Velocidad a la que cierras casos
Los KPIs de satisfacción del cliente se vinculan con varios objetivos clave de crecimiento de la firma de abogados Clic para tuitear

La -valoración media del cliente- mide si tus clientes actuales o anteriores recomendarían tus servicios legales a otras personas. Es más probable que un cliente satisfecho lo haga. Esta métrica se recopila con mayor frecuencia mediante una encuesta en la entrega final de tus servicios. Otras medidas, como la velocidad de cierre y la retención, pueden brindarte información sobre la satisfacción de tus clientes con tus servicios. ¿Tienes una VMC más baja de lo que esperabas? ¿Estás perdiendo clientes? Si es así, la satisfacción del cliente es baja y se deben tomar medidas para mejorarla.

Marketing y desarrollo de negocios

¿Está funcionando la estrategia de marketing actual? Sin medir los KPI, no hay forma de saberlo. Al realizar un seguimiento de las métricas de marketing de tu empresa, puedes ver el rendimiento de la estrategia de marketing y ajustar donde sea necesario. Algunas de estas métricas incluyen:

  • Tráfico orgánico a la web.
  • Número de leads generados.
  • Factor de conversión.
  • Coste de adquisición / retorno de la inversión (ROI)

Por ejemplo, si ves que el tráfico de tu web está disminuyendo, algunos contenidos nuevos podrían ser útiles. O, si observas tasas de conversión bajas pero tráfico elevado, tu sitio web no está inspirando a clientes potenciales para que te llamen. Es posible que debas cambiar tus llamadas a la acción o actualizar tu sitio web.

El marketing y el desarrollo empresarial van de la mano, ya que ambos son fundamentales para lograr los objetivos de crecimiento a largo plazo. Algunos ejemplos de métricas en cuanto a tu marketing podrían ser:

  • Número de nuevos clientes cada mes.
  • Precios de la competencia
  • Duración del ciclo de ventas
  • Número de leads que se convierten en consultas.

Si tienes dificultades con estos parámetros o no te dan los resultados que necesitas –me tienes aquí para ayudarte

KPI de rentabilidad y ratios financieros en bufetes de abogados

Toda firma de abogados necesita una estrategia financiera documentada a largo plazo y un modelo de rentabilidad. De hecho, cualquier negocio saludable tiene un plan escrito para pronosticar ingresos, gastos, ganancias netas y reservas de efectivo. Para asegurarse de seguir adelante con el plan, realiza un seguimiento de la rentabilidad y los KPIs financieros de tu empresa.

5 KPI financieros que tu despacho debería rastrear

Para seleccionar KPIs financieros que tengan sentido, recomiendo trabajar con un contable que ayude a solidificar tus objetivos en función de lo que es saludable para tu empresa. Luego, selecciona indicadores financieros que se ajusten a esos objetivos.

Aquí tienes 5 KPIs financieros que tu despacho jurídico debería rastrear Clic para tuitear

Para comenzar, aquí hay cinco KPIs financieros que debes conocer en todo momento para juzgar la salud de tu empresa:

  1. Porcentaje de beneficio. Este número explica qué porcentaje de los ingresos son ganancias.
  2. Facturas a cobrar en 30 días. Esta métrica permite otear cuánto efectivo te deben actualmente tus clientes. Cuanto menor sea el número, más efectivo tendrás para tu empresa.
  3. Dinero en mano. El efectivo en caja se refiere a la cantidad de efectivo que tienes disponible para su uso. Un objetivo sólido son 30-90 días de gastos operativos para la empresa.
  4. Porcentaje laboral. Esta métrica se relaciona con el gasto general de nóminas para tu empresa como proporción de tus ventas brutas. Apunta al 30-33 por ciento como valor deseable.
  5. Tasa de cobro (facturas cobradas). Finalmente, tu tasa de realización es la cantidad de facturas cobradas en un período específico, generalmente un mes. Tu objetivo aquí debería ser del 95 por ciento o más.

Cómo capturar datos de bufetes de abogados y realizar un seguimiento de  KPIs

Sé que te estoy dando una gran cantidad de información para procesar, especialmente si eres nuevo en esto de las  KPIs. La parte más difícil es saber qué datos son más importantes para tu empresa y cuáles son simplemente datos, bien pero no claves para el diagnóstico. Hazlo fácil comenzando con algo pequeño:

  • Selecciona tres preguntas comerciales. Según tus objetivos, elige tres preguntas comerciales que desees responder y encuentra la manera de medirlas. Por ejemplo, una de tus preguntas podría ser: «¿Cuántos clientes nuevos recibo cada mes? o ¿Cuántos ingresos mensuales necesito para alcanzar mi meta anual? Selecciona métricas que ayudarán a responder estas preguntas.
  • Planifica un sistema de actualización y seguimiento. ¿Cómo rastrearás esas métricas? ¿Con qué frecuencia los capturarás? ¿Quién será responsable de rastrearlos? Crea un plan que puedas seguir?
  • Mide semanalmente. Recomendamos recopilar datos semanalmente y compararlos con los datos anteriores. Veremos no solo el total, sino la evolución y la tendencia.

Captura y organiza datos de interes para tu despacho jurídico

Hay muchas formas de capturar datos, dependiendo de los puntos que elijas. Por ejemplo, si estás rastreando clientes potenciales desde tu web, Google Analytics puede capturar esas métricas por ti. Es posible que sea necesario capturar otras métricas, como el número de clientes nuevos cada semana, manualmente o mediante la herramienta CRM de tu bufete de abogados. Ojo: que con un Excel y un poquito de disciplina se puede hacer esto.

La clave es organizar tus datos para evitar tener números en varios lugares y que puedas obtener la información siempre y en cualquier parte de manera simple y rápida. Además, es más fácil para tu equipo visualizar los datos cuando están bien organizados.

Una Google Sheet que compartas con tu equipo, todos en común será genial para tener el reporte de todos concentrado en el mismo lugar.

KPI y responsabilidad del equipo

Si tienes un equipo, no estás solo en el seguimiento de los KPIs del despacho jurídico. Considera que cada miembro del equipo s ocupe de un KPI. Luego, incentiva su trabajo cuando alcancen su objetivo. Como resultado, tu equipo se sentirá responsable del éxito de la empresa, lo que aumentará su moral y los ayudará y enganchará a alcanzar objetivos.

Revisar KPIs y puntos de tu despacho jurídico

No es suficiente recabar datos, hay que hacer algo con ellos. Repasar KPIs y datos con tu equipo en reuniones semanales es realmente excelente. Dedicar parte de la agenda del equipo a discutir qué se puede hacer para mejorar y al mismo tiempo celebrar las victorias conecta al equipo a una dinámica orientada a resultados. Tomar nota de lo que funciona y lo que no es crear un plan de acción para seguir adelante.

Puedes empezar por preguntarte si tienes el tiempo y las habilidades, para administrar todo lo que presento aquí, además de administrar la carga de trabajo de los clientes y ejecutar las operaciones diarias de tu empresa legal. Como siempre digo, el abogado ya no solo es un técnico en leyes, ahora también es un empresario del sector jurídico.

Debes familiarizarte con los números que importan en tu despacho jurídico. Necesitas saber lo que estás rastreando y por qué lo haces. Haz que el seguimiento y la medición de los indicadores clave de desempeño KPI de tu firma legal sean una prioridad. Programa un horario semanal para puedas reunir y analizar todo. Establece un punto del orden del día para tu reunión semanal con el equipo y discute los números y cualquier propuesta de acción que surja de ellos.

Quien tiene la información decide mejor. Regala a tu despacho jurídico un rumbo cierto con las KPIs adecuadas.

Aplica y verás.

 


Álvaro Sánchez Oliveros

Consultor de Marketing Jurídico  Asesoramiento & Management

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637 903 716 | alvaro@abogacia.marketing

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